وضعیت صورتحساب در سامانه مودیان
وضعیت صورتحساب در سامانه مودیان شامل هفت وضعیت متفاوت است که هر یک از این وضعیت‌ها به شرایط خاصی اشاره دارند و برای مدیریت بهتر فرآیندهای مالی و گزارش‌دهی اهمیت زیادی دارند. با آگاهی از این وضعیت‌ها می‌توانید وضعیت صورت‌حساب‌های خود را به‌راحتی پیگیری کنید و از بروز خطاها جلوگیری کنید.
تایید شده
وضعیت «تایید شده» زمانی اعمال می‌شود که خریدار صورتحساب را تایید کرده باشد. این نشان‌دهنده تایید نهایی صورتحساب توسط خریدار است. با این تایید، صورتحساب به‌طور رسمی پذیرفته می‌شود و فرایندهای مالی مربوط به آن تکمیل می‌گردد. تایید صورتحساب به‌ویژه در هنگام ارسال اسناد برای امور مالی و گزارش‌دهی، نقش مهمی ایفا می‌کند.
تایید سیستمی
اگر خریدار هیچ‌گونه واکنشی به صورتحساب نشان ندهد و ۳۰ روز از زمان درج صورتحساب در کارپوشه گذشته باشد، سیستم به‌طور خودکار وضعیت صورتحساب را به «تایید سیستمی» تغییر می‌دهد. این وضعیت به این معناست که سامانه به‌طور اتوماتیک صورتحساب را تایید می‌کند. این حالت زمانی کاربرد دارد که خریدار فراموش کرده یا از تایید صورتحساب غافل مانده باشد.
رد شده
وضعیت «رد شده» زمانی به‌وجود می‌آید که خریدار در مدت زمان قانونی صورتحساب را رد کرده باشد. این وضعیت نشان‌دهنده این است که خریدار صورتحساب را بررسی کرده اما به دلایلی از پذیرش آن خودداری کرده است. دلایل رد صورتحساب می‌تواند شامل نادرستی اطلاعات، خطا در قیمت‌ها یا مسائل مرتبط با شرایط توافقی باشد.
در انتظار واکنش
اگر خریدار به صورتحساب واکنشی نشان نداده باشد و ۳۰ روز از زمان درج صورتحساب در کارپوشه نگذشته باشد، وضعیت آن به «در انتظار واکنش» تغییر می‌کند. این وضعیت به این معنی است که خریدار هنوز باید نظر خود را در مورد صورتحساب اعلام کند. در این مدت، شما می‌توانید پیگیری‌های لازم را انجام دهید تا واکنش خریدار دریافت شود.
عدم امکان واکنش
اگر در زمان صدور صورتحساب وضعیت کارپوشه خریدار غیرمجاز باشد (موقت یا دائم)، پس از گذشت ۳۰ روز از تاریخ صدور صورتحساب، امکان واکنش به آن وجود ندارد. وضعیت صورتحساب به «عدم امکان واکنش» تغییر می‌کند. این وضعیت معمولاً زمانی رخ می‌دهد که حساب خریدار به هر دلیلی مسدود یا غیرفعال شده باشد.
عدم نیاز به واکنش
برای صورت‌حساب‌هایی که به مصرف‌کننده نهایی صادر می‌شوند، هیچ‌گونه واکنشی از طرف خریدار نیاز نیست. این صورت‌حساب‌ها به‌طور خودکار در وضعیت «عدم نیاز به واکنش» قرار می‌گیرند. این وضعیت به‌ویژه برای خریداران عادی که خود به‌عنوان مصرف‌کننده نهایی شناخته می‌شوند، کاربرد دارد و از پیچیدگی‌های اضافی جلوگیری می‌کند.
ابطال شده
زمانی که یک صورتحساب الکترونیکی ارجاعی صادر می‌شود، مرجع همان صورتحساب به‌عنوان «ابطال شده» شناخته می‌شود. به عبارت دیگر، اگر صورتحساب جدیدی به‌عنوان ارجاع صادر شود، صورتحساب قبلی به‌طور خودکار ابطال خواهد شد. این وضعیت برای جلوگیری از ثبت اشتباهات یا اصلاح صورت‌حساب‌ها در نظر گرفته شده است و کمک می‌کند که اطلاعات به‌طور صحیح و به‌روز باقی بمانند.