مراحل کلی کار با سامانه دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴ :
۱ . ورود به سامانه
https://dafater-tejari.tax.gov.ir/tax-files/list/index
برای ورود به سامانه، کاربران باید ابتدا به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس https://my.tax.gov.ir مراجعه کنند. سپس در صفحه نخست این درگاه، گزینه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را انتخاب نمایند.
۲ . دانلود قالب اکسل دفاتر الکترونیکی جدید
قالب اکسل شامل اطلاعات زیر است که برای ارائه دفاتر تجاری الکترونیکی باید تکمیل شود:
کد حساب کلعنوان حساب کلکد حساب معینعنوان حساب معینکد حساب تفصیلیعنوان حساب تفصیلیگردش بدهکار (ریال)گردش بستانکار (ریال)تاریخ گردش حساب۳ . دستورالعمل تکمیل فایل اکسل
برای تکمیل فایل اکسل، کاربران باید موارد زیر را رعایت کنند:
اطلاعات فقط در یک شیت اکسل قرار گیرد.عنوان و ترتیب ستون‌ها مطابق قالب سامانه باشد.ستون‌های گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند.در هر سطر، تنها یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.فایل‌های دارای بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.فرمت تاریخ گردش: YYYY/MM/DD (مثال: ۲۰/ ۱۲/ ۱۴۰۳)تاریخ گردش هر سطر باید در محدوده بازه زمانی گردش حساب‌ها قرار داشته باشد.۴ . فرآیند بارگذاری فایل
انجام تنظیمات قبل از بارگذاری فایل، کاربر باید موارد زیر را مشخص کند:
نوع فایل: اکسل یا CSVفرمت جداکننده (Delimiter) (در صورت انتخاب فرمت CSV)تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حسابهاکد رهگیری دفتر پلمپ‌شده (از لیست قابل انتخاب)۵ . بارگذاری و پیش‌نمایش فایل
در این مرحله، کاربر فایل خود را بارگذاری می‌کند. برای بارگذاری موفق، نکات زیر را در نظر داشته باشید:
تنها فایل‌های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می‌شوند.ترتیب و عنوان ستون‌ها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود.در صورتی که نوع فایل انتخابی با گزینه تعیین‌شده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می‌کند.پس از بارگذاری، ۱۰ سطر اول فایل به‌عنوان پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود.۶ . مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری‌شده
در صفحه اصلی سامانه، جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» نمایش داده می‌شود که شامل اطلاعات زیر است:
کد رهگیری دفتر پلمپشدهتاریخ پایان سال مالیبازه زمانی گردش حسابهاتاریخ بارگذاری فایلوضعیت فایل بارگذاری‌شده: (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)آیکون هشدار (!) (برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری)آیکون دانلود (برای دانلود فایل بارگذاری‌شده توسط کاربر)