حسابداری اصناف: راهنمای ساده مدیریت مالی کسبوکارهای کوچک
در حسابداری اصناف، هدف این است که صاحبان کسبوکارهای کوچک و اشخاص حقیقی بتوانند امور مالی خود را بهصورت ساده و اصولی انجام دهند، حتی اگر حسابدار حرفهای نباشند.
اگر امکان استخدام حسابدار وجود ندارد، توصیه میشود از یک نرمافزار مالی یا حسابداری مناسب استفاده کنید. نرمافزارهای متنوعی در بازار موجود است که برخی مخصوص اشخاص حقیقی طراحی شدهاند، مانند نرمافزار دشت فروشگاهی از مجموعه سپیدار سیستم. این نرمافزار امکانات حسابداری پایه را در اختیار کاربر قرار میدهد و با آموزشهای موجود در سایت شرکت، هر فرد میتواند تکالیف مالی اصلی خود را انجام دهد.
تکالیف اصلی حسابداری اصناف
این تکالیف شامل موارد زیر است:
- صدور پیشفاکتور و فاکتور فروش
- ثبت پیشدریافت و پیشپرداخت
- ثبت پرداختهای مالیاتی و بیمه کارکنان
- شناسایی سود و زیان دورهای
بخش دریافت و پرداخت
در اشخاص حقیقی، دریافت و پرداخت معمولاً نقدی یا از طریق واریز به حساب انجام میشود. برای هر فروش باید صورتحساب رسمی صادر شود که شامل اطلاعات خریدار، فروشنده، آدرس، مهر، مبلغ و در صورت لزوم مالیات بر ارزش افزوده است.
هر دریافت وجه باید در سیستم حسابداری ثبت شود و سندی داشته باشد که نشان دهد وجه بابت چه معاملهای پرداخت یا دریافت شده است. بهتر است یک حساب بانکی تجاری برای فعالیت شغلی تعیین شود تا همه دریافتها و پرداختها از طریق همان حساب انجام شود و با حساب شخصی تداخل نکند.
پیشدریافت و پیشپرداخت
- پیشدریافت: پولی که برای کار یا تحویل کالای آینده دریافت میشود و نباید تا تحویل کالا یا خدمت، بهعنوان درآمد شناسایی شود.
- پیشپرداخت: پولی که برای خرید کالا یا خدمات در آینده پرداخت میشود و نباید تا زمان دریافت کالا یا خدمت، بهعنوان هزینه ثبت شود.
انبار و انبارگردانی
در کسبوکارهای صنفی، انبارگردانی اهمیت زیادی دارد و یکی از بخشهای کلیدی در حسابداری اصناف محسوب میشود. بهتر است زمانی انجام شود که ورود و خروج کالا متوقف باشد، مانند تعطیلات پایان سال.
مراحل انبارگردانی:
- تهیه لیست تمام کالاها
- شمارش و ثبت هر کالا
- مقایسه موجودی واقعی با موجودی سیستم برای شناسایی مغایرتها
این کار خطاها را کنترل کرده و از تخلفات و سرقت جلوگیری میکند. برای ارزشگذاری کالاها، بهتر است از روش میانگین موزون استفاده کنید تا موجودی تقریبی انبار مشخص شود.
ثبت هزینهها
هزینههای جاری مانند قبوض آب، برق، گاز، تلفن و سایر مخارج جزئی باید ثبت و نگهداری شوند. قبوض را میتوان از سایتهای رسمی چاپ یا بهصورت عکس نگه داشت، اما نسخه چاپی آنها توصیه میشود.
برای هزینههای کوچک بدون فاکتور (مثل تاکسی یا خرید جزئی) میتوان از برگههای دستنویس با مهر و امضای صاحب کسبوکار استفاده کرد تا بهعنوان سند هزینه ثبت شوند.
ثبت اطلاعات مشتریان
در نرمافزار حسابداری، بهتر است اطلاعات مشتریان اصلی و دائمی دقیق وارد شوند. ثبت همه مشتریان بهصورت «متفرقه» باعث کاهش دقت گزارشهای فروش میشود.
با ثبت جزئیات مشتریان میتوان میزان خرید هر فرد، تخفیفهای وفاداری و سود و زیان مرتبط با هر مشتری را محاسبه کرد.
محاسبه سود و زیان
محاسبه سود و زیان فقط تفاضل فروش و هزینهها نیست. ابتدا باید بهای تمامشده کالای فروشرفته محاسبه شود. بهای تمامشده شامل قیمت خرید کالا، هزینه حمل، نگهداری، ضایعات و سایر هزینههایی است که تا رسیدن کالا به مغازه صرف شده است.
فرمول سود ناخالص:
سپس تمام هزینههای جاری (آب، برق، حقوق، اجاره، بیمه، نرمافزار و…) از سود ناخالص کم میشود تا سود خالص بهدست آید. بر اساس سود خالص، مالیات طبق ماده ۱۳۱ قانون مالیاتهای مستقیم محاسبه میشود.
برای مطالعه کامل استانداردهای حسابداری ایران و آشنایی با اصول رسمی حسابداری، میتوانید به صفحه زیر مراجعه کنید:
🔗 استانداردهای حسابداری – سپیدار سیستم